Um dos papeis do síndico é a
administração financeira, mas ele nem sempre domina essa atividade. Para evitar
problemas, veja os 3 critérios essenciais!
O síndico responde legalmente pelo condomínio. Por isso, ele pode, sim,
acabar envolvido em um processo judicial, se não desempenhar suas atividades
com a devida competência e seriedade. Isso inclui, é claro, as atividades de
administração financeira.
Contudo, o síndico não é, necessariamente, alguém que domine
conhecimentos em administração, até porque envolve muitos aspectos e que passam
por mudanças. E, em muitos casos, ficará difícil o síndico saber a melhor forma
de conduzir a área financeira. Dessa forma, existe um alto risco de que o condomínio
enfrente problemas financeiros. Existe, claro, também um risco significativo do
síndico sofrer um processo pelas consequências da sua inaptidão.
Como evitar que isso aconteça? O primeiro passo é entender quais são os
critérios para uma boa administração financeira. Conhecendo esses critérios, o
síndico ficará mais atento para evitar erros e, dessa forma, reduzir o risco de
acabar “no banco dos réus”.
Critério #1: como ter um controle financeiro organizado do
condomínio?
O condomínio não é uma empresa (apesar de ter CNPJ), mas os dois têm
muitas semelhanças em relação à administração. Uma delas é a necessidade
de manter controles financeiros.
Em qualquer momento, o síndico precisa saber:
- quanto
dinheiro está disponível;
- quanto
é devido a funcionários, fornecedores e prestadores de serviços;
- quanto
será arrecadado nas próximas semanas e meses.
Ele só pode saber essas informações se tiver controles eficientes. Por
isso, tudo que entra ou que sai (mesmo que seja um lançamento futuro; por
exemplo, uma contratação que só vai ser paga daqui a três meses) deve ficar
registrado. Também é recomendável não deixar algumas transações de fora do
registro, mesmo que o valor seja baixo. Além de prejudicar os registros, isso
pode comprometer a credibilidade do síndico na administração financeira do
condomínio.
Critério #2:
como o síndico pode agir com transparência?
O dinheiro do condomínio vem das contribuições dos condôminos.
Naturalmente, eles querem saber para onde esses recursos estão indo. Se essa
informação não for apresentada, é muito provável que apareça um sentimento de
desconfiança em relação ao síndico, que lida diretamente com a administração
financeira.
Por isso, uma das responsabilidades do síndico
é apresentar relatórios periódicos sobre como o caixa do condomínio vem
sendo utilizado. No entanto, isso não basta para ter transparência.
Quanto mais detalhados esses relatórios forem, melhor. Por exemplo,
“manutenção” é uma categoria muito ampla. Então, vale a pena detalhar cada
ação de manutenção e o seu respectivo custo. O segredo é realmente abrir as
informações para os condôminos.
Critério #3: como demonstrar prudência nos gastos da administração
financeira?
Como os recursos financeiros são limitados, é preciso ter prudência na
hora de gastá-los; especialmente quando você está lidando com o dinheiro de
terceiros, como é o caso do síndico de condomínios.
Então, antes de fazer qualquer compra ou contratação, é recomendável
considerar:
- se
ela é mesmo necessária;
- se
ela precisa ser feita nesse momento, ou pode aguardar;
- se
existe uma alternativa mais econômica.
Além disso, se concluir que o gasto deve ser feito, o síndico também
precisa ter um processo para encontrar o melhor custo-benefício. Fazer
múltiplos orçamentos e negociar descontos são exemplos de boas práticas.
Por fim, respeitar os três critérios que você acabou de ver é o primeiro
passo para o síndico que deseja fazer uma administração financeira responsável
e, assim, reduzir o risco de sentar no banco dos réus. Entretanto, existe
um caminho mais prático e eficiente: em vez de cuidar de tudo sozinho,
contratar uma administradora de condomínios com selo PROAD. Ela oferece uma equipe
capacitada e ferramentas para apoiar o síndico e orientar para as finanças de
maneira certa e eficiente.
Disponível em https://www.proadsp.com.br/riscos-de-nao-contratar-uma-administradora-condominios-seria/?fbclid=IwAR1IBufXbPa81L33hTvnCeasGFhHfCvY7OClpCTHK2-mmlGyfHsETTzsyjI.
Acesso em 16 de fevereiro de 2020.
